Rechtssichere E-Mail-Archivierung ist Pflicht nach GoBD

Neue Anforderungen der Finanzbehörden an die E-Mailspeicherung für Unternehmen nach dem GoBD. Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr nutzt bzw. durchführt!

Was verlangt die neue Vorgabe der GoBD?

Die GoBD verlangen von nahezu allen Unternehmen ein hohes Maß an Professionalisierung im Umgang mit elektronisch unterstütztem Erzeugen, Empfangen, Verarbeiten und Übermitteln von buchungsrelevanten Daten. Hierzu zählen insbesondere auch per E-Mail versendete oder empfangene Daten, wie z.B. Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe, vertragliche Korrespondenz etc.

Wofür steht der Begriff GoBD?

Seit 01.01.2017 ist es nun unabänderlich soweit: Die GoBD regeln die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten; Es gelten die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (kurz: GoBD). Ziel ist es, dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung den Zugriff auf diese Informationen zu ermöglichen.

Notwendigkeit einer E-Mail-Archivierung

Schon seit einigen Jahren werden Unternehmen auf die Notwendigkeit einer E-Mail-Archivierung hingewiesen. Unternehmen, die bereits eine rechtssichere Archivierung durchführen sind bereits auf der sicheren Seite. Alle anderen Unternehmen müssen jetzt handeln. Denn die Übergangsfrist endete bereits am Stichtag zum 31.12.2016.

Spätestens jetzt muss ein Unternehmen also die Vorgaben der GoBD erfüllen. Sonst drohen im schlimmsten Fall hohe Kosten durch Strafmaß und angeordnete Umsetzungsmaßnahmen. Da es nicht immer einfach zu beurteilen ist, ob eine E-Mail steuerrelevante Daten enthält, archiviert man in der Regel alle eingehenden und ausgehenden E-Mails vollständig.

Software-Lösung schafft Rechtssicherheit

Eine intelligente & leistungsfähige Software-Lösung unterstützt Sie hierbei und schafft gleichzeitig vollumfängliche Rechtssicherheit, denn ein potentes System zur E-Mail-Archivierung ist unumgänglich!

Haben Sie Fragen zur GoBD, deren Umsetzung oder gesetzteskonformen E-Mail-Archivierung?

Gerne! Wir sind für Sie da.

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PC Service Doppler

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