E-Mail-Archivierung im Unternehmen

Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Seit 2015 ist die Aufbewahrung von E-Mails mit direktem geschäftlichen Bezug Pflicht für jedes Unternehmen.

Aufbewahrungspflichten

Die rechtliche Grundlage zur Aufbewahrung von E-Mails ergibt sich aus unterschiedlichen Vorschriften und Gesetzen wie beispielsweise dem GoBD, dem § 257 HGB und § 147 AO. Abhängig vom Typ der Dokumente gelten dabei Fristen von beispielsweise sechs oder zehn Jahren. Wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, läuft allerdings auch die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Unterlagen nicht ab. In der Praxis wird deshalb eine Aufbewahrungsfrist von elf Jahren angenommen.

Aus den gesetzlichen Vorgaben ergibt sich, dass jeder Kaufmann, jede Handelsgesellschaft, jede eingetragene Genossenschaft und jede juristische Person E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB/§140 AO), für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufbewahren muss.

Durch diese langen Aufbewahrungsfristen entstehen – vor allem in größeren Unternehmen – schnell große Datenmengen, die nach einer Speicher-Lösung verlangen. Eine Möglichkeit bietet die Sicherung auf einem lokalen Server im Unternehmen. PC Service Doppler bietet seinen Kunden seit vielen Jahren maßgeschneiderte Lösungen für die E-Mail-Archivierung, sowohl intern, als auch in der Cloud an.

Datenschutz: Unterstützung bei der DSGVO-Umsetzung

Mit dem Inkrafttreten der DSGVO haben sich für Unternehmen neue Anforderungen im Hinblick auf den transparenten Umgang mit Daten ergeben. Als Teil der Gesamtstrategie Datenschutz trägt eine strukturierte E-Mail-Archivierung dazu bei, diese Anforderungen zu erfüllen. Die DSGVO verpflichtet etwa dazu, auf Nachfrage Auskunft über gespeicherte beziehungsweise verarbeitete persönliche Daten zu geben. Mit einer E-Mail-Archivierungsoftware, die das Durchsuchen und auch Exportieren von E-Mails und Dateianhängen ermöglicht, können solche Anfragen effizient und zuverlässig bearbeitet werden.

Geschäftskontinuität

Serverausfall, Datenverlust – mit einem sorgfältig gepflegten E-Mail-Archiv lässt sich eine Menge Chaos vermeiden und der Betrieb kann schnell weiterlaufen.

Welche E-Mail muss archiviert werden?

E-Mails müssen nur archiviert werden, wenn es sich dabei um einen Geschäfts- bzw. Handelsbrief handelt oder diese einen steuerlichen Bezug haben. So müssen unter anderem E-Mails mit den Inhalten von Handelsbüchern, Inventaren, Jahresabschlüssen, Rechnungen, Verträgen, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelegen sowie Buchungsbelegen oder auch Lieferpapiere zwingend archiviert werden.

Welche E-Mails müssen nicht archiviert werden?

Es gibt es einige E-Mails, die nicht archiviert werden müssen und sogar E-Mails, die auf keinen Fall archiviert werden dürfen.

1. Falls die E-Mail bei der Übermittlung eines Anhangs als reines Transportmittel dient
2. E-Mail Newsletter
3. Spam-Mails
4. Private Mails von Mitarbeitern, die der Aufbewahrung nicht zugestimmt haben
5. Archivierung von Bewerberdaten

In beiden Fällen gibt es jedoch Ansätze mit besonderen Anforderungen umzugehen. So kann eine Betriebsvereinbarung die private Nutzung des Mail-Kontos gänzlich verbieten oder die Konfiguration der Archivierungssoftware so gestaltet werden, dass betroffene E-Mails von der Archivierung ausgeschlossen werden.

Wie sind die E-Mails aufzubewahren?

E-Mails wie folgt aufzubewahren:

• Ordnungsgemäß
• Vollständig
• Zum frühestmöglichen Zeitpunkt
• Mit Original übereinstimmend und unveränderbar
• Mit Berechtigung einsehbar
• Wiederauffindbar und Reproduzierbar
• Für den gesamten Aufbewahrungszeitraum
• Über eine Protokollierung nachvollziehbar
• Bei Veränderung nachvollziehbar
• Auch nach einem Systemwechsel getreu der genannten Richtlinien

E-Mail-Archivierung ist ungleich Backup – beides ist notwendig!

Ein Archiv ist nicht das gleiche wie ein Backup – aber beides ist notwendig. Einige Funktionen, die der Archivierung zukommen, kann ein Backup nämlich nicht erfüllen. Andersherum braucht man auch für das E-Mail-Archiv einen Backup-Plan.

Ein Backup ermöglicht über einen begrenzten Zeitraum hinweg Daten zu sichern und sie im Bedarfsfall wiederherzustellen. Die ständige Verfüg- und vor allem die Wiederauffindbarkeit von E-Mails ist damit allerdings nicht gewährleistet. Genau das leistet aber die Archivierung – auch über lange Zeiträume hinweg. Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass beim Backup Mails unmittelbar nach dem Eingang gelöscht oder verändert werden können und so der Sicherung entgehen könnten. Solche Fälle werden bei der Archivierung verhindert.

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